13 de julho de 2022
Redação Alternativa

Gestão de pedidos: por que é importante e como um ERP pode ajudar?

Como funciona a gestão de pedidos da sua empresa? Os métodos adotados são capazes de suprir a demanda? À medida que o movimento da loja começa a crescer, administrar o volume de pedidos, que talvez seja de dezenas ou até centenas, pode se tornar um grande desafio.

Nesse caso, a solução talvez seja investir em uma solução tecnológica que permita automatizar esse processo, como um sistema ERP. Veja neste post o que é a gestão de pedidos, qual a sua importância e como a tecnologia digital pode ajudar.

O que é e como funciona a gestão de pedidos?

A gestão de pedidos refere-se ao mapeamento e acompanhamento de toda a vida útil de um pedido, englobando várias etapas, como:

Em outras palavras, é a administração das solicitações dos clientes, garantindo que o produto comprado seja entregue de forma apropriada. Nesse sentido, a gestão envolve a manutenção em estoque dos produtos ofertados e elaboração de um sistema de separação e envio do item.

Sendo assim, normalmente, para tornar possível esse gerenciamento, a empresa investe em um ERP (Enterprise Resource Planning), que é um tipo de software que conecta informações compartilhadas por diferentes setores organizacionais.

Mas será que é realmente necessário fazer a gestão de pedidos? Quais são os benefícios dessa prática? Confira!

Qual a importância de usar um sistema ERP para administrar os pedidos corretamente?

A boa gestão de pedidos é capaz de proporcionar inúmeras vantagens para o seu negócio. Veja 4 exemplos.

1- Respostas imediatas às consultas

Em primeiro lugar, é válido destacar que o gerenciamento adequado feito com o auxílio de um sistema ERP possibilita que os clientes tenham respostas imediatas às consultas.

Só para exemplificar, no caso de um e-commerce, a integração entre os setores permite que os consumidores acompanhem o andamento de cada etapa de seus pedidos, já que cada nova mudança de status é atualizada automaticamente.

Além disso, a maior agilidade nas consultas também se aplica ao funcionamento interno. Por exemplo, o controle de estoque é beneficiado, uma vez que a comunicação integrada entre as áreas de compras e vendas ajuda a descobrir quando é o momento ideal para fazer a reposição do produto.

2- Otimização das entregas

Quando não há uma gestão de pedidos eficiente, a tendência é que as compras demorem para ser entregues, visto que cada setor atua de modo independente e a comunicação entre as partes talvez seja lenta.

Ou pior ainda, uma solicitação pode ficar perdida em alguma etapa no meio de tantas outras e, por causa disso, não ser concluída.

Por outro lado, com a boa administração dos pedidos por meio do uso de um ERP, as equipes de diferentes áreas trabalham em harmonia. Dessa forma, os estágios são finalizados corretamente, reduzindo atrasos e perdas.

3- Diminuição de erros

Outra vantagem de fazer a gestão de pedidos é a diminuição de erros. Só para ilustrar, imagine que um consumidor tenha efetuado a compra de um item, mas na hora da separação, percebe-se que ele não está disponível em estoque. Isso poderia gerar complicações para o relacionamento entre o cliente e a empresa.

Em contrapartida, o gerenciamento de pedidos eficaz feito com um sistema ERP garante que toda oferta esteja disponível para envio. Além disso, o gestor implementa estratégias que evitam falhas no compartilhamento de informações entre os setores.

4- Fidelização de clientes

Por último, é digno de nota que a boa gestão exerce um papel fundamental na fidelização de clientes, já que quando um cliente recebe seu pedido no prazo e bem embalado, a tendência é ficar satisfeito com os serviços do negócio e recomendá-lo a terceiros.

Sendo assim, é importante proporcionar a melhor experiência possível para os consumidores durante toda a jornada de compras. Segundo uma pesquisa feita pelo Reclame AQUI, 58,4% dos entrevistados disseram que “ter uma grande experiência com a marca é o fator principal para não esquecê-la”.

Porém, o que você pode fazer para manter a qualidade das entregas ao lidar com um grande volume de pedidos? Saiba mais sobre isso.

Como administrar um volume grande de pedidos?

Quando um negócio está no começo a quantidade de compras é menor e, consequentemente, mais fácil de administrar. Entretanto, à medida que o empreendimento cresce, o volume de pedidos também aumenta e pode ser um desafio conseguir fazer a gestão eficaz de cada solicitação.

Em vista disso, confira 4 dicas de como gerenciar um maior número de pedidos.

1- Agende os pedidos

O primeiro passo é garantir que os pedidos sejam registrados adequadamente e que o prazo de entrega seja calculado, para que o agendamento possa ser feito.

Nesse sentido, a tecnologia é bastante útil, visto que esse processo é automatizado. Ou seja, assim que o cliente faz um pedido é automaticamente registrado e agendado.

2- Faça controle de distribuição

O próximo passo é fazer o controle da distribuição, entre outras coisas, isso inclui:

  • Separação do produto: retirar do estoque o item adquirido pelo consumidor e atualizar a contagem de produtos disponíveis;
  • Embalagem: certificar que o tipo de embalagem usado é o ideal para o tipo de mercadoria, evitando danos ao artigo;
  • Saída: definir horários, meios e rotas para a entrega ao cliente.

3- Monitore as entregas

Outro aspecto importante para assegurar uma gestão de pedidos eficaz é fazer o monitoramento da entrega. Nesse caso, é preciso acompanhar se os itens realmente chegaram até o cliente e se isso aconteceu dentro do prazo.

Dessa forma, se houver algum contratempo, o gestor consegue identificar as causas e elaborar soluções a fim de minimizar qualquer prejuízo.

4- Invista em um bom software de gestão

Por último, para garantir uma boa gestão de pedidos, é importante investir em um software de gestão. Com o uso de um sistema ERP, existe a possibilidade de automatizar várias etapas do processo de entrega, otimizando o tempo gasto em cada estágio.

Dessa forma, o produto chega até o consumidor mais rapidamente, o que aumenta a satisfação. Além disso, o nível de produtividade tanto dos colaboradores como da gestão aumenta, já que as informações entre os setores são integradas, e a melhor comunicação evita erros e outras paralisações no serviço.

Pensando nisso, que tal implementar um sistema ERP em sua empresa? Conheça o ERP Master, é um ERP simples e prático para escalar a administração de pedidos!