Essencial na operação de todas as empresas, as notas fiscais ainda são um assunto controverso no Brasil. O que não faltam são dúvidas sobre o assunto, como quais são os tipos de notas, a importância da NF-e (Nota Fiscal eletrônica), o que é preciso para emiti-las e quais as transações nas quais esse documento é imprescindível.
Conheça, neste super post, tudo sobre o assunto e compreenda a importância da utilização de um ERP na simplificação do processo de emissão.
Entenda o conceito de nota fiscal
Segundo a Wikipedia, uma nota fiscal é um documento fiscal que tem por finalidade o registro de uma transferência de propriedade sobre um bem ou uma atividade comercial prestada por uma empresa a uma pessoa física ou outra empresa.
Nas situações em que a nota fiscal registra transferência de valor monetário, o documento fiscal também se destina ao recolhimento de impostos e a não utilização caracteriza sonegação fiscal. Entretanto, as notas fiscais detém também sua utilização em contextos mais amplos como na regularização de doações, transporte de bens, empréstimos de bens ou prestação de serviços sem benefício financeiro à empresa emissora.
A nota fiscal também pode cancelar a validade de outra nota fiscal, como por exemplo na devolução de produtos industrializados, outros cancelamentos ou cancelamento de contratos de serviços e produtos.
Uma questão que pode confundir tanto consumidores quanto empresários é a diferença entre nota fiscal e declaração de conteúdo. Os dois são essenciais para o envio de objetos, prtanto tanto que os Correios ou transportadoras não aceitam postagens sem esses documentos.
A nota fiscal acompanha envios que fazem parte de qualquer transação comercial. Quando a nota fiscal não é obrigatória, usa-se a declaração de conteúdo. Quando preenchida (geralmente por pessoas físicas), declara-se que o remetente não se enquadra como contribuinte, isentando o ICMS do pacote.
Quem precisa emitir nota fiscal?
Praticamente todas as empresas e regimes tributários tem como obrigação a emitir notas fiscais, salvo alguns raros casos que mudam em cada estado e município. Vale a pena se informar sobre as regras locais.
Os MEIs (Microempreendedores Individuais), por exemplo, não emitem nota fiscal, exceto para pessoas jurídicas e órgãos públicos. Neste caso, há a necessidade tanto para venda de produtos quanto para prestação de serviços.
Esse tipo de pessoa jurídica não é obrigado a emitir nota fiscal para pessoas físicas, mesmo em vendas interestaduais (caso comum de e-commerces que vendem para outros estados). Neste caso, o empresário pode escolher emiti-la ou não.
Para e-commerces que não são MEIs, a emissão de notas fiscais é obrigatória em todas as vendas. E, caso a não haja a realização da emissão de uma nota fiscal, isso pode caracterizar crime de sonegação de impostos!
Caso descoberta a infração por auditorias da Receita Federal ou denunciada por consumidores a multa varia de 10% a 100% sobre o valor de cada nota contestada.
Uma das sanções previstas nos casos de não emissão intencional se trata da multa correspondente a 75% do valor da nota omitida. Preencher informações erradas também é passível de punição, com multa de até 20% do valor da nota. Por serem cumulativas, as infrações implicam na incidência de juros que elevam ainda mais os valores devidos.
Para evitar esse transtorno que pode abalar a credibilidade com o seu consumidor e causar prejuízos financeiros é necessário que os e-commerces se mantenham dentro da lei e emitam corretamente notas fiscais. Além disso, sua organização, com cópias arquivadas por até cinco anos tem extrema importância.
Quais impostos compõem uma nota fiscal?
Além de conhecer as regras para emissão de nota fiscal, é fundamental também saber quais impostos incidem nesse documento. A cobrança de qualquer nota fiscal inclui:
- ICMS: Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços
- IRPJ: Imposto de Renda de Pessoa Jurídica
- COFINS: Contribuição para Financiamento de Seguridade Social
- PIS/Pasep: Programa de Integração Social / Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público
- CSLL: Contribuição Social sobre Lucro Líquido
- ISS: Imposto sobre Serviço de Qualquer Natureza
- IPI: Imposto sobre Produtos Industrializados
- CPP: Contribuição Previdenciária Patronal
Principais tipos de notas fiscais usadas no e-commerce
Com o passar do tempo, diversas mudanças foram realizadas no recebimento e emissão de documentos fiscais para garantir que seu papel de regularizar transações comerciais fosse feito sempre da forma mais confiável e segura possível.
Até 2008, a emissão das notas fiscais no Brasil se dava em papel. Qualquer empresa poderia imprimir um determinado número de notas fiscais não preenchidas, posteriormente preenchendo-as e enviando-as aos clientes.
Os documentos fiscais eletrônicos surgiram junto com o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), que se tornou obrigatório a partir de 2009. Eles automatizaram a comunicação e o repasse das informações com a Receita Federal.
Nota fiscal é algo que pode confundir durante a gestão fiscal. Ela é obrigatória conforme a Lei nº 8137/1990, só que muitas pessoas responsáveis por e-commerces acreditam que existe apenas um tipo.
Os principais documentos fiscais eletrônicos são:
NF-e
A NF-e, Nota Fiscal eletrônica, é o documento obrigatório no Brasil para a emissão de notas fiscais de compra e venda de produtos. Em contrapartida a estrutura da NF-e é digital e baseada em um arquivo no formato XML, diferente da nota fiscal, que é física. Enfim declara-se à autoridade fiscal competente (SEFAZ) para aprovação.
Depois que essa versão eletrônica tem validade jurídica garantida pela assinatura digital do emissor e o arquivo eletrônico correspondente à NF-e é encaminhado pela internet à SEFAZ do estado de origem do emissor. A SEFAZ realiza uma pré-validação do arquivo e retorna um protocolo de recebimento (Autorização de Uso), necessário ao tráfego da mercadoria.
Conheça as vantagens da emissão da NF-e para:
- O e-commerce: O controle de balanços das empresas de e-commerce utilizam as notas fiscais para tal, pois servem como registro de quanto dinheiro entrou e saiu. Há também a economia de papel e armazenamento de documentos físicos e a minimização de erros. Formaliza também a comercialização de produtos, sem elas não há legalidade das vendas, conforme a Lei Federal n. 8.846/1994;
- O cliente: Este tipo de documento fiscal significa mais credibilidade e segurança para o cliente que compra online. É uma garantia da validação da transação e da originalidade do produto, como também facilita a troca, devolução ou desistência da compra;
- O Fisco: Formaliza para a SEFAZ a realização da transação e permite o acompanhamento das operações comerciais pelo Fisco. A NF-e também está ligada à cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e ao Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).
NF-e Complementar
O cancelamento de um NF-e limita em até 24 horas após sua emissão. Para realizar depois desse prazo, a emissão da NF-e Complementar é necessária.
A Nota Fiscal Eletrônica Complementar acrescenta dados que não estavam no documento fiscal original. Completa os valores de uma primeira nota fiscal, ajustando os impostos que devem ser recolhidos em uma prestação de serviço ou de venda de mercadoria.
Nos casos de emissão por e-commerce: exportação, adequando a moeda, preço divergente ou quantidade ou correção de impostos.
NFS-e
A NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) é o documento que a SEFAZ estabelece como obrigatório para documentar as operações relativas à prestação de serviços entre parceiros comerciais. Ao contrário da NF-e, não se integra em nível estadual ou nacional: elas são gerenciadas pelas prefeituras brasileiras. Isso significa que a cidade de emissão (ou seja, se for faturado na cidade de São Paulo, então São Paulo é a cidade de emissão) é o ponto de conectividade.
CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)
O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é o documento obrigatório exigido pela SEFAZ para a prestação dos serviços de transporte realizados por qualquer meio (terrestre, aéreo, marítimo, fluvial e ferroviário).
O emissor de um CT-e será sempre um provedor logístico que realiza serviços de transporte para um cliente que necessita de um serviço de movimentação de mercadorias. Assim, este documento representa a Nota Fiscal Eletrônica para o setor de logística no Brasil.
NFC-e
A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica é a nota emitida pelo varejo para o consumidor final e substituiu, em praticamente todos os estados brasileiros, o cupom fiscal eletrônico. Posto que é um documento que pode ter o DANFE impresso por uma impressora comum, sem necessidade de permissões ou a compra de impressoras fiscais homologadas e caras.
DANFE: o que é, quando usar e qual a diferença da NF-e?
Para acompanhar a mercadoria, é impressa uma representação gráfica da NF-e. O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é impresso em papel comum, contendo a chave de acesso para consulta da NF-e na internet e um código de barras bidimensional que facilita a captação e confirmação das informações da NF-e pelas unidades fiscais. Ou seja, a DANFE nada mais é do que a impressão em papel comum da Nota Fiscal eletrônica.
O DANFE não é uma nota fiscal e não a substitui. É apenas um documento auxiliar para consulta da NF-e. O código de acesso da NF-e também permite ao seu titular confirmar a real existência da NF-e no ambiente da Receita Federal Brasileira ou no site da SEFAZ.
Outros tipos de notas fiscais
CF-e
O CF-e (Cupom Fiscal Eletrônico) é o modelo eletrônico do cupom fiscal, geralmente emitido para um consumidor final que não é contribuinte. Obrigatóriamente exigindo a identificação do consumidor.
A emissão dos comprovantes também é outra diferença entre cupom fiscal e nota fiscal. O cupom fiscal demanda a utilização de um equipamento específico: o ECF (impressora fiscal). Ele é responsável pela transmissão de dados e pela impressão das informações de venda.
Já a nota fiscal está ligada ao sistema de gestão, que normalmente possui um módulo responsável pela emissão de notas, feita diretamente via conexão com a SEFAZ.
É comum que o Cupom Fiscal Eletrônico seja definido diretamente como a NFC-e e, no estado de São Paulo, é possível utilizar o sistema SAT (Sistema de Autenticação e Transmissão de Cupom Fiscal Eletrônico) para realizar a emissão do CF-e.
A função do SAT é documentar eletronicamente as operações comerciais dos contribuintes do varejo, dispensando o caro Equipamento Emissor de Cupom Fiscal, autenticando os CF-e e os transmitindo à SEFAZ.
MF-e
O Decreto 31.922/2016 instituiu o uso do Módulo Fiscal Eletrônico (MF-e) para a emissão do Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e) e da Nota Fiscal Eletrônica (NFC-e).
O MF-e é um equipamento que realiza a emissão do Cupom Fiscal Eletrônico e que deve ser utilizado em todo o estado do Ceará. O aparelho é bem parecido com o SAT, entretanto, possui algumas diferenças que são impostas pela SEFAZ/CE como bateria, GPS e ser capaz de aceitar conexão via internet por chips 3G e 4G.
MDF-e
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é um documento emitido, armazenado eletronicamente e de existência apenas digital. De tal forma que vincula os documentos fiscais transportados à unidade de transporte utilizada e tem validade jurídica garantida pela assinatura digital do emitente e autorização de uso pelo ambiente autorizador.
Vincula-se a outros documentos fiscais, como a NF-e e o CT-e. Há a obrigatoriedade de impressão do documento auxiliar, conhecido como DAMDFE (Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais).
NFA
A Nota Fiscal Avulsa é ideal para negócios que fazem vendas esporádicas e nas quais não há a obrigatoriedade de emitir notas fiscais. É um comprovante para empreendedores ou empresas que não têm uma frequência de vendas ou prestação de serviços muito bem definida.
A NFA pode ser emitida eletronicamente pelo site da SEFAZ ou manualmente em papel. Seus campos são bem parecidos aos da nota fiscal tradicional, sendo a solução para quem costuma vender sem nota, mas que às vezes precisa emitir por exigência de algum cliente.
NF-e Denegada
Uma nota fiscal denegada se trata de uma NF-e enviada à SEFAZ e com inconsistências tanto no emissor quanto com o destinatário, significando a impossibilidade da faturação do documento.
O órgão comunica que a denegação apenas no final da validação, quando há a gravação do documento em seus registros. Como resultado implica que a numeração não pode mais ter utilização ou cancelamento.
NF-e Rejeitada
O sistema eletrônico de emissão de notas fiscais teve como objetido de implementação reduzir erros. Uma boa forma de fazer isso é rejeitar imediatamente um documento fiscal fora dos padrões. Diferente de quando acontece a denegação, as notas rejeitadas pode-se corrigir e enviar novamente com a mesma numeração. Desse modo o próprio órgão aponta qual equivoco causa a rejeição da nota.
Os principais motivos para a rejeitada são falhas nos cálculos, dados incorretos na NF-e e assinatura digital inválida. Além disso, o destinatário não existir para a SEFAZ ou se a nota fiscal não estiver vinculada a um CNPJ também são razões para a rejeição.
Nota Fiscal de Exportação
A nota fiscal de Exportação é um dos documentos obrigatórios para toda empresa que realiza uma exportação. Nesse sentido, por ser uma nota fiscal, ela legitima a circulação das mercadorias exportadas perante a Secretaria da Fazenda, oficializando a saída das mercadorias e dando base em toda parte fiscal.
Além disso, a Nota Fiscal de Exportação serve como documento base para posterior emissão da DU-e (Declaração Única de Exportação), que é fundamental para o processo de despacho aduaneiro.
Nota Fiscal de Remessa
O transporte e movimentação de mercadorias que ainda não tenham sido vendidas, requer que acompanhem a Nota Fiscal de Remessa. Na maioria dos casos, a nota fiscal de remessa não sofre incidência de tributos em virtude de se tratar de uma nota fiscal simplificada, que garante a procedência daquela mercadoria em caso de uma fiscalização.
Como emitir uma NF-e?
O que é necessário ter e saber para emitir uma NF-e? Confira abaixo!
Adquirir um certificado digital
O certificado digital funciona como uma senha que verifica a identidade do usuário, empresa ou computador. Além disso, suas funcionalidades variam desde emissão de notas fiscais para assuntos relacionados à Receita Federal, até emissão de documentos digitais.
O certificado tende a funcionar como um meio digital pelo qual um negócio faz a assinatura. No Brasil, diversos órgãos possuem determinação como autoridade certificadora pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Por exemplo, existem certificados no modelo A1 (arquivo digital) e A3 (cartão ou token).
Cadastrar-se na SEFAZ
Para a emissão de notas fiscais eletrônicas, além do certificado digital, deve-se ter autorização da Secretaria da Fazenda. E, durante o processo, o certificado digital será necessário.
A primeira etapa em busca dessa autorização é obter uma senha junto ao Posto Fiscal Eletrônico (PFE) e, então, selecionar o tipo de negócio desejado. Dependendo do estado, pode-se realizar o cadastro de forma online.
Será preciso preencher o Requerimento de Credenciamento para emissão de NF-e, selecionando a inscrição estadual do e-commerce que emitirá NF-e. Por fim a partir do Requerimento, o Ambiente de Homologação estará liberado.
Escolher a maneira de emissão das NF-es
Depois de adiquirir a certificação digital e a realização registro na Secretaria da Fazenda do estado, está na hora de escolher o meio de emissão das notas.
A primeira maneira é gerando cada nota a partir do site da SEFAZ. Até pode valer a pena quando o volume é pequeno. Mas quando o negócio passa a se desenvolver, parece simplesmente impensável.
A segunda forma é contratar um emissor de notas fiscais. Esse software com certeza vai ajudar, mas caso o e-commerce tiver um ERP não há garantias de que os dois sistemas se integrarão, sendo mais um entrave dentro do negócio.
Uma outra maneira é utilizar o próprio ERP para fazer as emissões. Com certeza é a escolha mais inteligente e que você conhece em detalhes mais abaixo.
Preencher as informações
Assim que tudo se encontrar pronto para emissão, deve-se preencher os campos da nota fiscal. Serão necessários diversos dados tanto da empresa como do cliente e todo cuidado é pouco para não errar nenhuma informação e ter problemas como uma nota denegada ou rejeitada.
Confira os dados necessários:
- Empresa: Nome fantasia, razão social, CNPJ, inscrição municipal, inscrição estadual, endereço de contato e se a empresa é optante pelo Simples Nacional;
- Cliente pessoa jurídica: Nome fantasia, a razão social, o CNPJ, a inscrição municipal ou estadual e o endereço;
- Cliente pessoa física: Nome completo, CPF e endereço.
Qual a vantagem de utilizar um ERP na emissão de notas fiscais?
O faturamento é um ponto de contato frequentemente esquecido em muitos e-commerces. Afinal, ele está alinhado entre duas funções indiscutivelmente mais ‘importantes’: pedido e envio, que afetam diretamente o cliente. No entanto, sem um processo de fatura eficaz, não haveria uma transição perfeita do pedido ao envio.
Ter um processo de faturamento eficaz é crucial para coletar informações de pagamento, acionar o envio em tempo hábil e manter registros financeiros precisos.
Hoje, muitos e-commerces automatizam seus processos de emissão de notas fiscais para melhorar sua precisão e evitar erros comuns que podem ocorrer manualmente. Mesmo que o processo de faturamento da sua empresa seja automatizado, se não estiver integrado entre os sistemas de front e back-end, ainda não é tão eficaz quanto poderia ser.
Ao realizar a emissão de NF-e por meio de um ERP que seja 100% integrado com as melhores plataformas de e-commerce e marketplaces do mercado é possível unir todas as pontas e ter à disposição informações sobre o cliente, pedido e método de pagamento, criando um processo completo e preciso. Logo que, o sistema possui atualização automatica com novas informações, suas notas fiscais refletirão isso.
De forma rápida e simples, as notas passam por sua validação e transmissão, com cadastro completo de CFOPs (Código Fiscal de Operações e Prestações). As autoridades brasileiras realizam a definição desse código e descreve o tipo de transação comercial, desse modo facilitando a busca e a inserção de dados.
Gostou desse super post e ainda tem dúvidas sobre questões fiscais e tributárias relacionadas ao seu e-commerce? Então não deixe de ler os posts “planejamento tributário” e “erros na gestão fiscal“. Com certeza esses conteúdos trarão informações valiosas para a sua operação!