A Sociedade dos Dados muitas vezes bombardeia o nosso cotidiano de gestão com informações. Embora tais informações sejam muitas vezes úteis, se não adotarmos estratégia, tática e inteligência à nossa gestão processual, podemos nos afogar em meio ao big data e tornar as decisões diárias um trabalho complexo, lento e, consequentemente, custoso.
Por conta dessa realidade, lançar mão de ferramentas de apoio a sua gestão empresarial torna-se essencial para que preocupações desnecessárias não ocupem o seu dia-a-dia gerencial e suas decisões possam ser tomadas de maneira mais assertiva e inteligente.
É neste sentido que os softwares ERP e as ferramentas de Business Intelligence (Inteligência Empresarial, conhecida pela sigla BI) são auxiliares estratégicos para quem buscar gerir com agilidade e segurança.
Ambas as ferramentas utilizam dados de maneira mais tática e eficaz, mas você sabe bem qual a diferença entre ambas?
Softwares ERP
Os softwares ERP são ferramentas de gestão processual que tornam o seu fluxo de processos integrado e organizado em um só lugar. Por conta disso, os sistemas ERP conseguem pegar todas as informações relevantes geradas constantemente pela sua empresa e gerar relatórios pontuais bastante práticos para o cotidiano gerencial.
Através do ERP é possível padronizar e centralizar os dados de sua empresa, tornando o controle e registro de informações muito mais facilitado e automatizado. Um exemplo prático e palpável desta facilidade trazida pela ferramenta é a possibilidade de gerar relatórios de volumes de vendas – que podem ser gerais, por equipe ou vendedor, margem de lucro – por categoria ou por produto, taxa de faturamento – por loja ou filial etc.
Como se pode notar, além de tornar a gestão processual mais controlada e organizada, os softwares ERP geram informações importantes para o cotidiano gerencial e que podem auxiliar a gestão da empresa nas tomadas de decisão.
Todavia, ainda que tais informações estejam sempre à mão e disponíveis aos gestores/as nos ERP mais modernos de forma contínua, nem sempre é fácil – e rápido – analisar todos estes dados da melhor forma. Aí que entra a parceria dos ERPs com a BI.
Business Intelligence (B.I.)
As ferramentas de BI ‘pegam’ este conglomerado de dados gerados pelos sistemas ERP e associam as informações de maneira inteligente, ou seja, as ferramentas de BI coletam e relacionam os dados gerados pelo ERP através de comparações ou cruzamento de dados customizados de modo a direcionar as informações de forma mais estratégica para que a tomada de decisão seja facilitada.
Estas ferramentas são muito importantes para que a tomada de decisão possa ser realizada de maneira cada vez mais ágil e assertiva, tendo em vista que elas simplificam e direcionam o trabalho de inteligência gerencial interno da empresa.
Mas qual a diferença entre os ERPs e as ferramentas de BI?
De maneira bem resumida, pode-se dizer que os ERPs trabalham com a arquitetura de dados da empresa, de maneira a automatizar e simplificar a adição, alteração e eliminação de informações no fluxo processual.
Ao mesmo tempo, os ERP previnem que erros aconteçam no manuseio das informações. Por exemplo, se o seu funcionário vai incluir um novo produto no sistema e sem querer digita o preço do produto de forma negativa, o ERP não vai deixar esta informação ser adicionada, já que não existe preço negativo.
Por outro lado, as ferramentas de BI trabalham com a análise de dados, pois coletam as informações geradas pelo ERP e fazem as associações necessárias para que a tomada de decisões possa ser realizada com base em dados de forma analítica: elas facilitam os insights (percepções) sobre as informações.
Preciso de ambas as ferramentas para gerir a minha empresa?
A contratação ou não de ferramentas deve ser realizada com base na tática de negócio adotada pela sua empresa. Todavia, é necessário ter em mente que, com o crescimento empresarial, torna-se inviável abrir mão do apoio tecnológico na hora de gerir uma operação.
No caso dos ERPs, é muito importante adotar esta ferramenta para que o controle e organização processual seja mantido independente do porte da empresa. Isso tem menos a ver com tamanho das empresas e mais com a complexidade dos negócios.
Por exemplo, imagine que você tem uma loja virtual, existem alguns “processos mínimos” que a sua loja precisa gerenciar no fluxo de trabalho: plataforma de e-commerce, transportadora, comunicação com consumidor e faturamento. Imagine a quantidade de dados diários que esta loja gera, tendo em vista que a sua loja funciona 24h por dia e 7 dias por semana? E não estamos nem adicionando possibilidades como vendas em marketplace ou o uso de mais de uma transportadora.
Ainda que a sua loja seja pequena, o fluxo de informações gerado e que precisa de manuseado é bastante alto, o que facilita o acontecimento de erros quando utilizamos somente planilhas do excel ou os famosos “caderninhos”.
Daí a importância estratégica de se adotar um ERP como parceiro gerencial no cotidiano processual. E, devido às atualizações destes softwares nos últimos anos, é possível ter acesso a tais ferramentas de forma bem acessível e flexível, de maneira que se torna contraprodutivo não lançar mão destas ferramentas na hora de gerir a sua empresa.
O mesmo é válido para as ferramentas de business intelligence. Se você pode usar a tecnologia a seu favor para melhorar a tomada de decisão de sua empresa, por que correr o risco de errar e trazer prejuízos desnecessários ao seu negócio?
Para quem busca aumentar as vendas de uma loja de maneira sólida e dentro de um prazo determinado, por exemplo, é possível direcionar as comparações realizadas pela ferramenta de BI a este parâmetro, tornando a criação ou manutenção de sua estratégia de negócio muito mais assertiva e segmentada.
Quando devo contratar um ERP ou uma ferramenta de BI?
Esta decisão deve ser tomada de maneira muito particular de uma empresa para outra. Porém, se no seu dia-a-dia processual você sente que não tem controle sob as informações e se vê perdido em meio aos dados, talvez seja o momento de contratar um ERP.
Ao mesmo tempo, se a tomada de decisão tem se tornado um desafio cada vez maior em sua empresa, adotar uma ferramenta de BI é bastante estratégica. Só é necessário ter em mente que, diferente dos ERPs que costumam oferecer um suporte contínuo ao software em operação na sua empresa, esta não é a realidade de algumas ferramentas de BI. Por isso, é necessário ser habituado à uma cultura de inteligência empresarial para que este tipo de contratação seja efetiva e eficaz.
De todo caso – e em ambos os casos – a decisão de contratar um ERP ou uma ferramenta de BI não deve ser tomada de maneira arbitrária ou quando a corda já está no pescoço.
Um dos passos essenciais para o sucesso empresarial é a estratégia e a tática, isso significa que cada passo deva ser dado de maneira preventiva e analítica.
Por isso, não se diz que é obrigatório utilizar um ERP ou ferramentas de BI no seu dia-a-dia gerencial, mas com toda certeza é possível afirmar que estes parceiros tornarão a sua gestão processual muito mais segura, controlada e inteligente.
Com isso em mente, não abra mão de utilizar estas ferramentas se a realidade do seu negócio permite, pois com elas você chega aos patamares ansiados de maneira muito mais facilitada, estratégica e segura.
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