Antes de escolher qual ERP adotar em sua empresa é preciso entender bem como o processo funciona, assim você realiza uma escolha consciente e bem planejada. Para lhe ajudar a compreender melhor o processo entrevistamos Rafael Magalhães, o gerente de implantação da Alternativa Sistemas, e o Marcus Gerolano, o gerente de suporte da Alternativa:
Posso começar a trabalhar com o ERP amanhã?
RM – Não, o primeiro passo é que a empresa de ERP conheça o seu negócio para lhe oferecer a melhor integração e solução. É a partir dessa troca de informações que o ERP passa a ser implantado. Embora não haja um tempo padrão para a implantação – a depender do tipo de plataforma que a empresa usa ou tipos de processos e dados existentes na empresa – o tempo de implantação pode variar de 5 a 15 dias em média. Mas há casos que em esse tempo é diminuído ou aumentado, dependendo da complexidade da empresa.
Como se dá a implantação de um sistema ERP?
RM- A implantação envolve o ERP, a plataforma e o cliente, portanto as três partes devem contribuir para realização do serviço. Ao mesmo tempo, o processo deve ficar transparente a todo mundo para que a implantação seja mais rápida e eficiente. Devemos ter em mente que o foco da implantação é pegar a massa de dados do cliente e modelá-lo as suas necessidades processuais, tornando a gestão mais simples, organizada e transparente.
E só existe um tipo de implantação?
RM- Existem 3 tipos de implantação: a) quando a empresa começa do zero, ou seja, é a primeira vez que utiliza um ERP em sua empresa, sendo que esta é o tipo mais simples, porque o molde dos processos é diretamente vinculado ao modelo de vendas necessário para a empresa; b) quando o negócio já está em andamento e utiliza-se a importação de dados como estratégia; c) quando já há a utilização de um sistema de gestão, mas que não tem integração para e-commerce, então a empresa adota dois sistemas simultâneos para os diversos processos internos.
E implantado o sistema, é só começar a usar?
MG- Terminada a parte de implantação se inicia a fase de treinamento da equipe da empresa cliente, assim como a adaptação dos processos internos do ERP às rotinas de gestão do cliente. O treinamento vai desde o cadastro de produtos até a parte gerencial, de emissão de relatórios dos gestores, por exemplo. A esta fase chamamos de “suporte” e ela é realizada para que haja subsídio à fluidez ao andamento da operação como um todo e pleno funcionamento de todos os processos.
Se a empresa já possui certa massa de dados cadastrados, a importação de dados é sempre interessante?
RM- Depende do tipo de cadastro de produtos existente na empresa, se o banco for muito pobre o trabalho é maior. Por isso em alguns casos é mais interessante começar a implantação do zero.
A empresa precisa de algum requisito para realizar a implantação?
RM- Sim, é necessário que a empresa já possua uma estrutura básica como plataforma e certificado digital de segurança. Ao mesmo tempo, é ideal ter alguém responsável pelo cuidado do ERP dentro da empresa, para que a solução de problemas e a comunicação com as equipes de implantação e de suporte seja positiva e eficiente.
A troca do ERP é um processo custoso e doloroso para a empresa?
RM- Depende muito da complexidade do cliente. Há casos em que esse tipo de processo ocorre de maneira muito rápida, temos um caso em que realizamos a troca de ERP de uma empresa em apenas 9 horas de trabalho, mas há casos em que a demora pode chegar a 30 dias. Em relação aos custos, depende muito do tipo de negociação realizada, no caso específico dos planos da Alternativa há sempre a possibilidade de negociação e adaptação às necessidades do cliente. Sendo que nossos preços variam de acordo com o porte e faturamento de cada empresa, isso significa que nos preocupamos em atender empresas de todos os portes e nos adaptamos as suas necessidades até na hora de cobrar pelo serviço.