Realizar a contratação de ferramentas para a sua loja nem sempre é uma tarefa fácil. É preciso pesquisar e conhecer bem as ferramentas oferecidas no mercado para não correr o risco de fazer um investimento errado e que pode trazer dores de cabeça indesejadas para a sua empresa.
No caso da contratação do ERP, há sempre um mistério envolto no processo de implantação e nem sempre fica muito claro para quem está adquirindo o ERP qual a importância deste processo e o porquê de ele não ser imediato.
Para desvendar todos esses mistérios e facilitar a sua contratação certeira de um sistema ERP para a sua loja, conheça os principais aspectos envolvidos no processo e implantação e entenda o seu papel nesta atividade:
Como funciona a implantação de um ERP?
Em suma, o processo de implantação de um ERP é composto por duas etapas principais: a instalação e configuração do software. Todavia, estas etapas são compostas por processos internos próprios e, por isso, diz-se que há um passo-a-passo para realizar a implantação de um ERP.
No caso dos ERPs mais modernos, é nesta etapa também que são instaladas as funcionalidades e integrações extras contratadas pela loja, como ferramentas de precificação, plataforma de e-commerce, acesso a markeplaces, ferramentas de logística, gestão de pagamentos etc.
Por que contratar funcionalidades extra?
Todas essas soluções extras são necessidades de contratação relacionadas a cada processo de forma única, já que cada fluxo processual possui características individuais e pode apresentar ou não a necessidade de aderir a uma funcionalidade extra.
De todo modo, é muito importante se atentar a esta característica do ERP que você está pesquisando, pois, um ERP que não oferece um amplo catálogo de integrações, pode travar a sua operação no futuro e fazer com que a expansão e crescimento da sua loja fique muito mais difícil de ser executado.
Isso porque o ERP vai ser a ferramenta organizadora do seu processo, será através dele que toda a sua gestão empresarial será realizada, portanto, quanto mais amplo e flexível for o ERP, mais possibilidades de escalonamento de vendas ele vai oferecer à sua loja.
Quais são todas as etapas do processo de implantação do ERP?
Para que a instalação e a configuração de um ERP sejam realizadas, são necessárias algumas etapas essenciais. E a realização de tais etapas envolve duas equipes: a equipe de ERP contratada e a equipe especialista em tecnologia da sua empresa.
Portanto, há deveres e obrigações para ambas as empresas durante a execução do projeto de implantação e todas as equipes devem seguir o cronograma e se atentar aos prazos, para que a implantação não demore mais do que o necessário.
De maneira geral, a linha do tempo de atividades necessárias para a implantação do ERP é a seguinte:
Etapa 1: checando as configurações
A primeira etapa consiste na verificação de que todas as configurações de sua loja atendem às necessidades mínimas de funcionamento do ERP.
Isso varia de um ERP para o outro, por isso a equipe responsável pela instalação da ferramenta, vai passar um checklist de informações que a sua empresa deve verificar e atender para que o ERP possa ser recebido de maneira a garantir o seu pleno funcionamento.
Etapa 2: mapeamento de dados
Na segunda etapa, é realizado um levantamento de informações sobre o fluxo de informações de sua loja pela empresa de ERP.
Nesta etapa a equipe de implantação verifica quais são os dados que precisarão ser importados e em que formato estão. É uma etapa de pesquisa e levantamento de informações acerca do seu fluxo processual, por isso a equipe de implantação vai fazer diversas perguntas sobre o processo de sua empresa.
Essa fase é importante, porque o ERP é um integrador de processos, portanto, é necessário que a equipe de implantação faça um ‘raio x’ de tudo o que acontece na sua loja em termos de processo e fluxo de dados.
Etapa 3: importação de dados
A terceira etapa é uma fase de destaque durante o processo de implantação, pois é neste passo que se faz a garantia de que todas as informações existentes na sua empresa serão transportadas para o ambiente do ERP, permitindo que todos os dados sejam integrados em um só fluxo.
Como se pode notar, a terceira etapa é diretamente dependente da etapa 2, pois somente com as informações levantadas durante o mapeamento de dados que a equipe de implantação consegue elaborar um plano de ação eficaz para a importação dos dados processuais.
Etapa 4: ativação do ERP
Durante a quarta etapa são realizados todos dos testes de comunicação que vão garantir que a importação e configurações realizadas estão em pleno funcionamento. Por isso, esta etapa é chamada de fase de ativação do ERP.
Etapa 5: treinamento de equipe
A quinta e última etapa consiste no treinamento da sua equipe para realizar o manuseio do ERP. É nesta etapa em que a sua empresa recebe todo o aprendizado necessário para poder utilizar o ERP da melhor maneira possível e consiga usufruir ao máximo de cada funcionalidade da ferramenta.
Conclusão
Como se pode notar, o processo de implantação do ERP é dotado de diversas etapas, sendo que cada uma dessas fases é extremamente importante para que a configuração e instalação do ERP seja realizada de maneira completa e efetiva.
Outro aspecto importante é que cada etapa exige um tempo de realização, por isso, não apresse ou pule etapas, pois isso pode trazer problemas no futuro. De maneira metafórica, pense que o ERP é como se fosse um novo funcionário em sua empresa: sempre que você traz um novo colaborador para a equipe, é necessário um tempo de adaptação, coleta de dados e alinhamento de comunicação para o que trabalho deste novo membro possa ser plenamente executado. É a mesma coisa com o ERP, com a diferença de que este seu ‘novo funcionário’ vai trazer diversas facilidades, automatizações e aumentar a inteligência de sua empresa com base em tecnologia e inovação, daí a necessidade de se cumprir todas as etapas descritas.
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